「総務に『年末調整の締め切りはいつ』という問い合わせが毎年数百件くる」「情シスがパスワードの再設定の手順を毎日答えている」。社内の問い合わせの多くは、規程やマニュアルに書いてあることの確認です。ここにChatGPTを置けば、担当者の時間が戻ってきます。
結論から言えば、ChatGPTで社内ヘルプデスクを作る方法は3つあり、規模と管理の要件で選びます。もっとも手軽なのは、規程やマニュアルのファイルを入れた「共有プロジェクト」を作り、回答の仕方を指示に書いて社員に共有する形です。社内の文書がSharePointやBox、Google Driveにあるなら、2026年9月10日の更新で広がった「ライブラリ」の接続を使い、文書の基盤ごとつなぐ形が向きます。BusinessやEnterpriseで全社に配るなら、回答の手順を「スキル」にして、管理者が許可したプラグインとして配る形になります。どの形でも、精度を保つ鍵は「出典の箇所を示させる」「わからないときは担当へつなぐ」の2つを指示に書くことです。
この記事では、ChatGPTコンサル編集部が、ヘルプデスクに向く問い合わせの見極め、3つの作り方とその選び方、回答の精度を保つ指示の書き方、そのまま使える指示の型、データの扱い、効果の測り方、運用で決めることまでを解説します。
⚠️ 機能は更新されることがあります。本記事は2026年9月27日時点の情報です。最新の内容は公式ヘルプ「プロジェクト」と公式ヘルプ「プラグイン」でご確認ください。
ヘルプデスクに向く問い合わせ、向かない問い合わせ
最初に、ChatGPTに任せる問い合わせを選びます。
| 向く問い合わせ | 向かない問い合わせ |
|---|---|
| 規程やマニュアルに答えが書いてあるもの（締め切り、手順、申請の方法） | 個別の事情で判断が要るもの（人事の相談、例外の承認） |
| 同じ質問が繰り返し来るもの | 一度しか来ないもの |
| 答えが文書で更新されているもの | 担当者の頭の中にしか答えがないもの |
| 「どこに書いてあるか」を探す手間が大きいもの | 個人情報や機微な情報を含むもの |
総務なら年末調整、経費精算、備品の申請、人事なら休暇の制度、各種の手続き、情シスならパスワード、VPN、ソフトの申請といった領域が、最初の対象になります。
「向かない問い合わせ」をChatGPTに答えさせないことが、精度と信頼を保つ最初の設計です。指示に「人事の個別の相談は担当につなぐ」と書き、ChatGPTの役割を「文書に書いてあることの案内」に限定します。
💬 さとしさん（編集長）
ヘルプデスクの成否は「答えさせない範囲」を決めることで決まります。何でも答えるAIは、いちばん信用されません！
作り方1：共有プロジェクト
もっとも手軽で、小さな部署からすぐに始められる形です。
- プロジェクトを作り、名前を「総務ヘルプデスク」のようにします
- 規程、マニュアル、よくある質問の文書をプロジェクトのファイルとして入れます
- プロジェクトの指示に、回答の仕方（後述の型）を書きます
- プロジェクトを部署の社員に共有します
公式ヘルプによれば、プロジェクトの共有は全プランで使え、プロジェクトごとに置けるファイルの数は無料版で5、GoとPlusで25、Pro、Business、Enterprise、Eduで40です。共有できる人数は、無料版で5人、GoとPlusで10人、Proで100人までで、BusinessとEnterpriseではワークスペースの中で最大100人まで共有できます。
向いているのは、文書の数が40以内に収まり、対象が1つの部署か数十人の規模のケースです。文書が更新されたら、プロジェクトのファイルを差し替えるだけで済みます。
作り方2：ライブラリで文書の基盤をつなぐ
規程やマニュアルがSharePoint、Box、Dropbox、Google Driveにすでに整理されている会社は、文書をプロジェクトに入れ直すより、基盤ごとつなぐほうが保守が楽です。
2026年9月10日の更新で、ChatGPTのライブラリにBox、Dropbox、SharePointがGoogle Driveに加わって接続できるようになりました（Go、Plus、Pro、Business、Edu、Healthcare、EnterpriseにWeb版で順次提供。無料版は対象外で、モバイルは後日です）。社内の文書のフォルダをつなげば、「就業規則の中で慶弔休暇について書いてある箇所を教えて」といった質問に、文書の名前を知らなくても答えが返ります。
向いているのは、文書の量が多く、更新が頻繫で、元の文書の管理を各部署が続けているケースです。文書の側を更新すれば、ChatGPTの答えも追いつきます。注意点として、つないだフォルダの中身がすべて対象になるため、社員に見せてはいけない文書（人事の評価など）が同じフォルダにないかを、つなぐ前に確かめてください。
作り方3：スキルとプラグインで全社に配る
BusinessやEnterpriseで、複数の部署のヘルプデスクを全社に配る場合は、回答の手順を「スキル」として作り、管理者が許可したプラグインとして配る形が向いています。
公式ヘルプによれば、スキルは指示、例、コードを含む再利用できる作業の流れで、Business、Enterprise、Healthcare、Eduの利用者がワークスペースの設定に従って使えます。チャットで「こういう手順で答えるスキルを作って」と話すだけで作れ、エディタで直接書くこともできます。管理者は「Admin > Plugins」で、どのプラグインを誰に使わせるか、任意で入れさせるか全員に入れるかを決めます。
向いているのは、全社で統一した回答の手順を配りたい、管理者が許可の統制をしたい、部署ごとに異なる文書の接続を組み合わせたい、というケースです。
3つの作り方の選び方
| 観点 | 共有プロジェクト | ライブラリの接続 | スキルとプラグイン |
|---|---|---|---|
| 規模 | 1部署、数十人 | 部署〜全社 | 全社 |
| 文書の管理 | プロジェクトに入れ直します | 元の基盤のまま使います | 接続を組み合わせます |
| 必要なプラン | 全プラン | 対応プランでWeb版 | Business以上 |
| 管理者の統制 | 共有の範囲だけ | 接続の許可 | 許可と配布の方針 |
| 始めるまでの時間 | 半日 | 数日（接続の許可を含む） | 数週間（設計を含む） |
迷ったら、共有プロジェクトで1部署から始めてください。指示の型と文書の整理は、どの形にも引き継げます。
💬 あやさん（副編集長）
いきなり全社のスキルを作るより、総務の共有プロジェクトで1か月回してみる。うまくいった指示が、そのまま全社版の土台になりますよ！
回答の精度を保つ指示の書き方
ヘルプデスクの信頼は、指示の書き方で決まります。次の5点を必ず入れます。
- 出典を示させる：「回答には、根拠になる文書の名前と該当の箇所（見出しや条番号）を必ず添える」と書きます。社員が原文を確かめられ、誤りに気づけます
- わからないときの振る舞い：「文書に書かれていない質問には、推測で答えず、担当の窓口（総務 ○○）を案内する」と書きます。これが誤った回答を最も減らします
- 答えさせない範囲：「人事の個別の相談、給与の金額、他人の情報に関する質問には答えず、担当を案内する」と書きます
- 回答の形：「結論を1行、手順を箇条書き、根拠の箇所、の順で答える」と書きます。読む側の負担が減ります
- 更新日の意識：「文書の日付が古い場合は、その旨を添える」と書きます
そのまま使える指示の型は、次のとおりです。
あなたは当社の総務ヘルプデスクです。次のルールで答えてください。
1. 回答の根拠は、このプロジェクトに入っている規程・マニュアルだけを使う。
2. 回答には必ず「根拠：文書名（見出しまたは条番号）」を添える。
3. 文書に書かれていないことは推測で答えず、
「この件は総務（内線XXXX）にお問い合わせください」と案内する。
4. 人事の個別の相談、給与の金額、他人に関する質問には答えず、担当を案内する。
5. 回答は「結論（1行）→手順（箇条書き）→根拠」の順で、です・ます調で書く。
6. 文書の日付が1年以上前の場合は「最新の情報は担当に確認してください」と添える。データの扱い
規程やマニュアルは社内の情報で、問い合わせには個人の事情が混ざります。次の点を守ってください。
- 会社のワークスペース（BusinessかEnterprise）で作ります。入力と出力は既定でモデルの学習に使われません
- 社員に見せてはいけない文書（人事の評価、個人の給与など）を、共有プロジェクトやつないだフォルダに入れません
- 問い合わせる社員に「他人の個人情報を入力しない」と案内し、指示にも答えさせない範囲を書きます
- Businessの管理画面には社員の会話を閲覧する機能はなく、利用の分析は会話の内容とは切り離されています（会話の記録を取り出せるコンプライアンスの基盤はEnterpriseとEduだけです）。ただしOpenAIは、管理対象のアカウントの会話の履歴に管理者がアクセスできる場合があるとも案内しているため、社員に「管理者は一切見られない」とは説明しないでください。問い合わせの内容を分析したい場合は、社員に「よくある質問の改善のため、質問の内容を集計する」と伝えたうえで、匿名の形で集める仕組みを別に作ります
効果の測り方
導入の前後で、次の数字を測ります。
- 担当者に届いた問い合わせの件数（メール、チャット、電話）
- 問い合わせ1件あたりの対応時間を測ります
- ChatGPTのヘルプデスクの利用回数（BusinessとEnterpriseのワークスペースの分析で、利用の傾向が見られます）
- 社員の満足度（月に1回の簡単なアンケート）
「総務への問い合わせが月200件から80件に減った」という形で示せれば、ほかの部署への展開の根拠になります。
運用で決めること
- 文書の更新の担当：規程が変わったとき、誰がプロジェクトのファイルや基盤の文書を更新するかを決めます
- 回答の見直し：月に1回、社員から「答えが違った」という報告を集め、指示や文書を直します
- 担当への引き継ぎ：ChatGPTが「担当に問い合わせてください」と案内したあと、担当が受け取る経路を用意します
- 案内の仕方：「まずヘルプデスクに聞いてから、解決しなければ担当へ」という流れを、社内に案内します
よくある質問（FAQ）
Q. 無料版でも社内ヘルプデスクは作れますか？
A. 共有プロジェクトは全プランで使えますが、無料版ではファイルが5つ、共有が5人までです。業務で使うなら、学習に使われない会社のワークスペース（Business以上）で作ってください。
Q. 間違った答えをしたらどうしますか？
A. 指示に「根拠の箇所を必ず添える」「書かれていないことは推測せず担当を案内する」と書くことで、誤りを減らし、誤りに気づける形にします。報告を集めて、指示と文書を直す運用を月1回回します。
Q. 規程が変わったら、どう反映しますか？
A. 共有プロジェクトならファイルを差し替えます。ライブラリの接続なら、元の文書を更新すれば追いつきます。更新の担当を決めておいてください。
Q. 問い合わせの内容を総務が見ることはできますか？
A. Businessの管理画面には社員の会話を閲覧する機能はありませんが、OpenAIは管理対象のアカウントの会話の履歴に管理者がアクセスできる場合があるとも案内しています。「一切見られない」とは説明せず、改善のために集計したい場合は、社員に伝えたうえで、匿名の形で集める仕組みを別に用意します。
Q. 情シスの問い合わせにも使えますか？
A. 使えます。パスワードの再設定、VPNの接続、ソフトの申請の手順など、マニュアルに書いてある内容が対象です。アカウントの操作そのものはChatGPTでは行えないため、手順の案内に限ります。
まとめ
ChatGPTでの社内ヘルプデスクについて、要点を5つにまとめます。
- 対象は「文書に答えが書いてあり、繰り返し来る問い合わせ」に限り、個別の判断や機微な情報は担当へつなぎます
- 作り方は、共有プロジェクト（手軽）、ライブラリの接続（文書の基盤ごと）、スキルとプラグイン（全社配布）の3つで、規模と管理の要件で選びます
- 精度の鍵は、出典の箇所を示させること、書かれていないことは推測せず担当を案内させることの2つです
- 会社のワークスペースで作り、見せてはいけない文書を入れず、個人情報を入力しない案内をします
- 問い合わせの件数と対応時間を導入の前後で測り、展開の根拠にします
まずは、総務か情シスで「先月いちばん多かった問い合わせ」を1つ選び、その答えが書いてある文書を共有プロジェクトに入れてみてください。半日で最初のヘルプデスクができます。
💬 さとしさん（編集長）
ヘルプデスクは「全部答える」ではなく「書いてあることを、根拠つきで案内する」道具です。この割り切りが、信頼される近道ですよ！
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ChatGPTやClaudeをはじめとした生成AIの活用を、研修とコンサルティングで支援しています。これまでPower BIやDX支援など、30社以上・のべ数千名の支援に携わってきました。「社内の問い合わせを減らす仕組みを作りたい」「規程やマニュアルの整理から一緒に進めたい」といったご相談も承っています。まだ情報収集の段階でも構いません。お気軽にお問い合わせください。
